Grafik: HauptwegNebenwege / Fred Fuchs

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Wie erstelle ich einen Businessplan?

Vielleicht fragen Sie sich, warum Sie als Gründer oder Vorstand einer gemeinnützigen Initiative wertvolle Zeit in die Erstellung eines Businessplans investieren sollen, wenn Sie diese Zeit doch tagtäglich dringend benötigen, um so vielen Menschen wie möglich zu helfen. Nicht nur für Unternehmer, sondern auch für gemeinnützige Initiativen – neu gegründete wie bestehende – ist die Erstellung eines Businessplans in vielerlei Hinsicht sinnvoll.

Zum einen hilft er den Gründern einer Initiative alle Aspekte, die für den Aufbau wichtig sind, strukturiert zu durchdenken und damit beste Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf im „Tagesgeschäft“ herzustellen. So enthält ein Businessplan beispielsweise detaillierte Angaben zu den notwendigen finanziellen Mitteln und zu dem Bedarf an ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeitern. Diese können dann gezielt eingeworben werden, damit Sie sich später ganz der Erfüllung der Mission widmen können. Auch mögliche Hindernisse oder Schwächen treten zu Tage; Sie können damit von vornherein Gegenmaßnahmen treffen, um Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Zum anderen ist ein Businessplan eine hervorragende Basis für die Vorstellung der Initiative, z.B. als Grundlage für die Präsentation gegenüber potenziellen Unterstützern wie Unternehmen, Stiftungen oder Behörden oder zur Beschreibung Ihrer Initiative für potenzielle Mitarbeiter. Je detaillierter Sie Ihr Vorhaben präsentieren können, desto besser können sich diese ein Bild machen. Und es stärkt ihr Vertrauen in Ihr Vorhaben, wenn Sie ihnen genau darlegen, wie Sie das gespendete Geld zielgerichtet für Ihren guten Zweck einsetzen.

Wie sieht nun ein Businessplan für eine gemeinnützige Initiative aus? Wie in einem herkömmlichen Businessplan sollte Ihr Social Businessplan folgende Bestandteile enthalten:

  1. Zusammenfassung
  2. Beschreibung Ihrer Idee
  3. Organisation und Team
  4. Finanzplan
  5. Öffentlichkeitsarbeit und Fundraising
  6. Meilensteinplanung.

Achten Sie bei der Erstellung Ihres Plans darauf, die einzelnen Punkte möglichst präzise – also so kurz wie möglich, aber so ausführlich wie nötig – zu beschreiben.

1 Zusammenfassung

Jeder Social Businessplan sollte zunächst mit einer Zusammenfassung beginnen. Hier geben Sie auf maximal einer Seite einen kurzen Überblick über die wesentlichen Aspekte Ihrer Initiative:

  • Was ist Ihre Idee und was ist das Besondere daran – warum ist sie wichtig?
  • Wem und wie helfen Sie mit Ihrem Vorhaben?
  • Welche besonderen Kompetenzen haben Sie und Ihre Mitarbeiter, um Ihre Idee in die Tat umzusetzen?
  • Welche finanziellen Mittel sind für Ihre Initiative notwendig?
  • Wie finanzieren Sie sich und wie werben Sie potenzielle Unterstützer an?
  • Was sind die notwendigen nächsten Schritte und bis wann wollen Sie diese erreichen?
  • Wo sehen Sie mögliche Hindernisse?

Die Zusammenfassung wird üblicherweise am Schluss verfasst, wenn Sie Ihren gesamten Social Businessplan erstellt haben.

2 Beschreibung Ihrer Idee

Stellen Sie zunächst in Ihrem Businessplan Ihre Idee im Detail vor. Achten Sie dabei darauf, dass sie auch für Menschen ohne Erfahrung in Ihrem spezifischen Bereich verständlich ist. Stellen Sie heraus, was Ihre Initiative so einzigartig macht: Vielleicht sind Sie die einzige Initiative in Ihrer Region, die ein bestimmtes Problem angeht; vielleicht haben Sie spezielle Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrung, wie Sie dieses Problem effektiver bekämpfen können. Beschreiben Sie im Einzelnen: Wen oder was unterstützen Sie mit Ihrer Initiative – eine bestimmte Zielgruppe oder eine Sache wie z.B. die Umwelt – und auf welche Weise? Wie viele Betroffene erreichen Sie mit Ihrer Initiative? Wie viele Betroffene gibt es insgesamt – in Ihrer Region, in Deutschland, weltweit? Wollen Sie eine bestimmte Dienstleistung anbieten, z.B. eine Nachmittagsbetreuung für Jugendliche in Problemvierteln? Oder bieten Sie ein bestimmtes Produkt an, z.B. Kleidung oder Nahrungsmittel für die Dritte Welt? Legen sie dar, wer ebenfalls an Ihrem Thema arbeitet. Gibt es staatliche oder private Hilfen? Warum ist Ihre Initiative neben den anderen Organisationen notwendig und wie arbeiten Sie gegebenenfalls mit diesen zusammen?

3 Organisation und Team

Als nächstes folgt ein detailliertes Bild Ihrer Organisation. Im Wesentlichen geht es dabei um die Beschreibung und Begründung der gewählten Rechtsform, z.B. e.V. oder gGmbH, sowie die Darstellung der Organisationsstruktur und der Zusammensetzung Ihres Teams. Erläutern Sie zunächst, wer die „Führung“ Ihrer Initiative übernimmt. Wer hat die Initiative gegründet und welche Kompetenzen hat diese Person? Welche Erfahrungen und Kontakte hat der Gründer, die förderlich sind? Gibt es einen Vorstand oder einen Beirat? Schildern Sie, welche Aufgabenbereiche in Ihrer Initiative zu erledigen sind und wer für diese Aufgaben verantwortlich ist. Geben Sie danach an, wie viele ehrenamtliche und hauptamtliche Mitarbeiter insgesamt in Ihrer Organisation arbeiten bzw. notwendig sein werden und welche Kompetenzen und Fähigkeiten sie einbringen. Stellen Sie die individuellen Aufgabenbereiche Ihrer Mitarbeiter vor. Wer kümmert sich um die Kernaufgaben, also die Umsetzung Ihrer Idee zur Bekämpfung des gesellschaftlichen Problems und wer übernimmt administrative Aufgaben wie Fundraising oder Finanzen?

4 Finanzplan

Schätzen Sie nun im Rahmen Ihrer Finanzplanung Ihren jährlichen Finanzbedarf für die nächsten drei bis fünf Jahre ab. Planen Sie genau, welche Mittel für Ihre Initiative notwendig sind. Benötigen Sie z.B. spezifische Geräte oder Ausstattung wie medizinische Geräte, Bücher oder Räumlichkeiten? Bei der Aufstellung Ihres Finanzbedarfs sollten Sie sowohl einmalige Kosten (wie z.B. die Anschaffung notwendiger Büroausstattung) als auch laufende Kosten einbeziehen. Üblicherweise unterscheidet man hier zwischen Personalkosten und Sachkosten. Stellen Sie danach eine Übersicht der voraussichtlichen Einnahmen der nächsten drei bis fünf Jahre auf. Wie viel Geld haben Sie bereits zur Verfügung? Haben Sie bereits Zusagen über regelmäßige oder einmalige Spendenbeträge? Haben Sie bestimmte Einnahmen, z.B. Eintrittsgelder oder Mitgliedsbeiträge?

5 Öffentlichkeitsarbeit und Fundraising

Mit dem Finanzplan erhalten Sie eine genaue Übersicht über Ihre Finanzsituation. Sie wissen, wie viel Geld Ihnen zur Verfügung steht und wie viel Sie zusätzlich benötigen. Diese Aufstellung stellt die Basis für ein zielgerichtetes Fundraising dar. Erläutern Sie, welche potenziellen Unterstützer Sie direkt ansprechen möchten. Gibt es staatliche Mittel oder Stiftungen, bei denen Sie Anträge stellen möchten? Bestehen bereits erste Kontakte zu potenziellen Spendern?

Beschreiben Sie im Detail, wie Sie auf Ihr Projekt in der Öffentlichkeit aufmerksam machen wollen. Gehen Sie darauf ein, welche Zielgruppen, z.B. Betroffene, potenzielle ehrenamtliche Mitarbeiter oder Spender, Sie ansprechen möchten und wie Sie dies tun wollen, z.B. über eine Aktion im Radio, Broschüren oder Veranstaltungen. Haben Sie bereits Kontakte zu den Medien? Gibt es eventuell prominente „Botschafter“, die für Sie werben?

6 Meilensteinplanung

Erstellen Sie zum Abschluss eine detaillierte Meilensteinplanung für das nächste Jahr. Meilensteine markieren wichtige Ziele, die Sie in einem bestimmten Zeitraum erreichen möchten. Geben Sie für jedes Ziel an, welche Schritte bis dahin notwendig sind, wann Sie die einzelnen Schritte planen und wer dafür aus Ihrem Team verantwortlich ist.

Mit dem Businessplan liegen alle grundlegenden Informationen über Ihre Initiative gut strukturiert in einem Dokument vor. Auf dieser Basis ist es jetzt ein Leichtes, bei Bedarf eine Präsentation für die Vorstellung Ihrer Initiative bei unterschiedlichen Anlässen zu entwerfen. Versuchen Sie, sich auf maximal zehn Folien zu beschränken und die Präsentation modular aufzubauen. Decken Sie in der Präsentation die wesentlichen Punkte des Businessplans zielgruppengerecht ab – vergessen Sie aber nicht, Ihre Initiative auch auf der emotionalen Ebene vorzustellen.


Der Artikel ist 2011 im startsocial-Stipendiatenhandbuch erschienen. Artikel auf www.startsocial.de lesen

Autor/en

Foto: Manuela Drews

Manuela Drews Dr. Manuela Drews ist Gründerin und Geschäftsführerin der promara consulting GmbH. Sie berät Unternehmen im Bereich Corporate Responsibility und Sustainability. Seit 2003 ist sie in unterschiedlichen Rollen u.a. als ehrenamtlicher Coach und Referentin für startsocial tätig.